Una richiesta è un ordine che viene effettuato. Un acquisto, d'altra parte, è un'acquisizione (mantenere la proprietà di qualcosa fornendo un pagamento).
La nozione di richiesta di acquisto, quindi, si riferisce a un ordine che qualcuno effettua con l'obiettivo di acquisire un bene. È comune che il concetto venga utilizzato all'interno di un'azienda, quando un determinato settore richiede alla persona responsabile degli acquisti di acquistare determinati prodotti.
Supponiamo che la Direzione Marketing di una società ha bisogno di una nuova stampante di svolgere le sue attività quotidiane. In questo modo, il responsabile di detto settore presenta una richiesta di acquisto all'Ufficio Acquisti dell'azienda, specificando le esigenze. Il responsabile dell'Ufficio Acquisti, dopo aver analizzato l'ordine, procede all'acquisto della stampante e alla consegna all'Ufficio Marketing.
Come si può vedere, in questo caso, la richiesta di acquisto obbedisce al funzionamento interno dell'azienda. In assenza di un Ufficio Acquisti, l'acquisto della stampante avrebbe potuto essere effettuato direttamente dall'Ufficio Marketing. Nelle PMI, le richieste di acquisto in genere non vengono utilizzate, poiché il proprietario decide direttamente cosa acquistare e quando farlo.
Per le grandi aziende, dove c'è un'organizzazione in diversi reparti e un numero considerevole di dipendenti, l'acquisto di forniture e materiali è fondamentale, poiché garantisce il funzionamento continuo di ciascuna delle sue parti: fogli di carta, cartucce d'inchiostro, pezzi di ricambio per i computer, nuove attrezzature per far fronte all'ampliamento del personale, i prodotti per la pulizia dei bagni e per la pulizia degli uffici sono alcuni dei tanti prodotti che le diverse componenti di un'azienda possono richiedere quotidianamente.
Oltre ai vantaggi appena citati, la richiesta di acquisto nell'ambito di un'azienda consente di raggruppare più ordini simili per risparmiare tempo e denaro: è noto che molti distributori offrono sconti per grandi volumi, quindi è sempre conveniente fare il minimo importo di Ordini mensili con il maggior numero di unità possibile. Per quanto riguarda il tempo, se più dipendenti ordinano lo stesso tipo di articolo e il manager li acquista separatamente, probabilmente ci vorrà molto più tempo per completare il loro lavoro rispetto a quando vengono convertiti in un unico ordine.
Un altro vantaggio per l'organizzazione di un'azienda è che ti consente di esercitare un maggiore controllo sui rapporti tra i tuoi dipendenti, poiché li costringe a rispettare la presentazione di un modulo di cui rimane un record, invece di dare loro la possibilità di ordinare i prodotti nel bel mezzo di una conversazione con l'acquirente. In caso di ritardo nella fornitura dei materiali, ad esempio, è sempre possibile rivedere la richiesta per verificarne la data e verificare che sia stata letta, mentre se la comunicazione fosse orale non ci sarebbero prove per risolvere il conflitto.
La richiesta di acquisto, invece, può essere un ordine effettuato da un cliente o consumatore. Sarebbe il caso di un'azienda che offre cosmetici tramite vendita diretta. L'azienda dispone di un sito web dove le parti interessate possono completare una richiesta di acquisto: una volta ricevuta tale richiesta, un rappresentante commerciale dell'azienda comunica con il cliente per definire la modalità di pagamento e coordinare la consegna dei prodotti.