Il concetto di ausiliario, che deriva dalla parola latina auxiliāris , è usato per qualificare quello o quello che fornisce assistenza o qualche tipo di aiuto. Amministrativo, da parte sua, si riferisce a ciò che è correlato all'amministrazione (l'atto di organizzare o disporre di risorse per raggiungere un obiettivo).
La nozione di assistente amministrativo si riferisce a una posizione lavorativa o posizione che esiste nella maggior parte delle aziende. L'assistente amministrativo ha il compito di sviluppare le diverse attività dell'amministrazione aziendale.
Gli assistenti amministrativi svolgono il tipico lavoro d'ufficio: archiviazione di documenti, svolgimento di pratiche burocratiche, gestione dell'agenda, ecc. Di solito queste persone sono al servizio di un superiore gerarchico, aiutandolo a svolgere i suoi compiti.
Il responsabile di un'azienda, ad esempio, può chiedere all'assistente amministrativo di raccogliere tutte le fatture degli acquisti effettuati nell'ultimo semestre per analizzare le spese, le garanzie in vigore e altri dati. All'assistente amministrativo, invece, può essere chiesto di comunicare con i clienti che registrano un debito con l'azienda per coordinare quando un esattore può procedere al ritiro del pagamento.
Un assistente amministrativo deve avere conoscenza del servizio clienti e dei fornitori, marketing, tecniche aziendali, standard di qualità, protocollo, relazioni umane, documentazione e tecnologia dell'informazione, tra gli altri argomenti. Più conoscenza ha l'assistente amministrativo, meglio sarà in grado di sviluppare il suo lavoro e più possibilità avrà di crescere nella struttura interna dell'organizzazione.
Sebbene a volte questo lavoro non riceva molto rispetto dalla società, poiché non è ad un alto livello gerarchico, è necessario sottolineare che gli uffici non potrebbero funzionare correttamente ed efficacemente se non fossero per gli assistenti amministrativi. Il numero ampio e vario di compiti che svolgono quotidianamente deve essere considerato insieme per apprezzarne l'importanza.
La presenza dell'assistente amministrativo in un'azienda è così fondamentale che l'utilizzo delle informazioni e il funzionamento dei sistemi amministrativi dipendono in gran parte dal loro lavoro. Vediamo di seguito nel dettaglio alcune delle sue funzioni più significative:
* Gestione della corrispondenza: sebbene negli ultimi decenni il volume della corrispondenza fisica sia notevolmente diminuito a causa del sovraffollamento di Internet, le aziende continuano a inviare e ricevere pacchi, e il lavoro dell'assistente amministrativo è fondamentale affinché tutto arrivi a destinazione;
* Gestione dei file: questo punto può creare confusione, poiché nelle grandi aziende di solito c'è una posizione specifica per la gestione dei file. Tuttavia, quando il volume dei documenti non è così elevato, l'assistente amministrativo può essere incaricato di ordinarli e conservarli per un uso successivo;
* Controllo del personale: tra i suoi compiti in questo ambito vi è la registrazione delle assenze, delle ore lavorate, dei diritti alle ferie e dei sinistri;
* Trascrizione di testi: è frequente che venga richiesto di trasferire una bozza al computer o di trascrivere una registrazione;
* contabilità: come se tutto quanto sopra non bastasse, alcuni assistenti amministrativi hanno l'obbligo di svolgere compiti quali redazione fatture e calcolo salari, contributi previdenziali, detrazioni tasse e costi ordini.