Acta è un concetto che deriva dalla lingua latina e può essere utilizzato con riferimento a diversi tipi di documenti. Il primo significato menzionato dal dizionario della Royal Spanish Academy (RAE) si riferisce alla registrazione scritta di ciò che è stato discusso o approvato in un'assemblea, una riunione o un altro tipo di riunione.
Ad esempio: "Ho bisogno di trovare i verbali dell'ultima assemblea degli azionisti: voglio sapere se l'accordo con il governo cinese è stato approvato da tutti o no" , "Il consiglio di amministrazione del club ha dichiarato nel verbale della riunione che l'istituzione non ha ancora ha ricevuto il sussidio promesso dalle autorità " , " Prima di partire, signori proprietari, non dimenticate di firmare l'atto " .
Un atto, in questo senso, permette di certificare e validare quanto trattato. È una risorsa formale, che viene utilizzata nelle riunioni convocate attraverso meccanismi legali. In genere, questi documenti sono conservati in un registro dei minuti. In questo modo, il libro dei verbali di un club, per citare un caso, è costituito dai verbali delle diverse riunioni dei soci.
Ci sono molte riunioni ufficiali che richiedono una registrazione, come la sessione plenaria municipale in un municipio o un personale docente. Comunque sia, si deve tener conto che detto documento è preparato dal segretario e che deve contenere una serie di dati rilevanti:
-Il giorno, il luogo e la data in cui si svolge l'atto in questione.
-L'elenco dei nomi e cognomi delle persone che partecipano all'appuntamento.
-L'ora in cui inizia la riunione.
-In esso, è anche essenziale che vengano raccolti gli interventi di ciascuno dei membri partecipanti.
-Naturalmente, non meno importante è che il verbale dovrà includere tutte le decisioni e gli accordi che sono stati presi. In questo senso, è importante sottolineare che deve essere perfettamente registrato come si è svolta la votazione, cosa ha votato ciascuno e, ovviamente, con la maggioranza che è stato raggiunto l'accordo in questione.
-Verranno registrate anche le proposte sollevate durante la riunione, nonché qualsiasi tipo di incidente che possa verificarsi durante la riunione.
-Per concludere, deve essere stabilita l'ora in cui si è conclusa la riunione e devono essere apposte anche le relative firme.
-Una volta redatto il verbale, nel caso di sedute plenarie dei consigli comunali, fondamentalmente, una copia verrà consegnata ai rappresentanti dei partiti politici affinché possano dargli la loro approvazione o chiedere modifiche.
Il certificato è anche il certificato ufficiale di determinati eventi o avvenimenti: "Non mi hanno ancora consegnato il certificato di morte" , "Secondo il certificato di nascita trovato dai ricercatori, lo scrittore è nato il 4 marzo 1876 a Caracas" , " Per richiedere il prestito devo presentare il mio documento di identità, il certificato di matrimonio e l'ultima busta paga ” .
Alcuni trattati e accordi possono essere definiti atti, come l' Atto unico europeo (che ha portato alla nascita dell'Unione europea) e l' Atto di unione tra Danimarca e Islanda (firmato nel 1918).