La nozione di efficienza ha origine nel termine latino efficientia e si riferisce alla capacità di contare su qualcosa o qualcuno per ottenere un risultato. Il concetto è anche spesso equiparato a quello di forza o azione.
Ad esempio: "Mostra la tua efficienza per fare questo lavoro e rimarrai in azienda" , "L'efficienza di questo motore non è contestabile" , "Senza efficienza, l'esistenza di questo ufficio non ha senso" .
L'efficienza, quindi, è legata all'utilizzo dei mezzi a disposizione in modo razionale per raggiungere un obiettivo. Si tratta della capacità di raggiungere un obiettivo prefissato nel più breve tempo possibile e con il minor utilizzo possibile delle risorse, il che significa ottimizzazione.
È possibile trovare l'idea di efficienza in diverse aree. In fisica, ad esempio, l'efficienza ha a che fare con il legame tra l'energia investita e l'energia utilizzata in una procedura o in un sistema.
In economia si parla di efficienza paretiana (di Vilfredo Pareto) per nominare lo stato che si raggiunge quando è impossibile migliorare la situazione dei componenti di un sistema senza aggredire gli altri.
Un esempio di efficienza di Pareto sarebbe il seguente: un uomo entra in un negozio per acquistare un computer. Ognuno ha caratteristiche diverse e un proprio prezzo, che di solito è legato alla qualità. Pertanto, quando l'acquirente decide di finalizzare la sua acquisizione, ci sono due possibilità:
Da un lato, che la persona ha abbastanza soldi per acquistare il miglior computer senza doversi preoccupare del prezzo. C'è un solo obiettivo qui: l'acquisto di attrezzature con le migliori caratteristiche tecniche.
D'altra parte, può accadere che l'acquirente abbia un budget limitato. Viene quindi generato un problema oggettivo multiplo, poiché la persona deve considerare le proprietà tecniche del computer ma anche il suo prezzo. In questo caso, non esiste un prodotto ottimale, ma ci sono diverse opzioni pareto-ottimali che possono essere scelte.
Principalmente il termine si riferisce a quelle risorse che si hanno (umane, tecnologiche, finanziarie, fisiche, ecc.) Per ottenere qualcosa, il modo in cui vengono utilizzate ei risultati che sono stati raggiunti, meglio sono state utilizzate quelle risorse maggiore è l'efficienza nel modo di perseguire tale obiettivo.
L'efficienza può essere definita in un modo o nell'altro a seconda dell'articolo applicato. Ad esempio, se applicato all'amministrazione, si riferisce all'uso delle risorse che sono i mezzi di produzione disponibili e il livello di efficienza sviluppato può essere conosciuto attraverso l'equazione E = P / R (P = prodotti risultanti; R = risorse utilizzate).
Alcuni esperti come Koontz e Weihrich affermano che l'efficienza consiste nel raggiungere quegli obiettivi che un'azienda si è posta utilizzando il minor numero di risorse possibile. Da parte loro, Robbins e Coulter affermano che si tratta di ottenere risultati di notevole entità investendovi il minor importo possibile; mentre Reinaldo O. Da Silva è incline a dire che l'efficienza implica operare in un certo modo in cui tutte le risorse siano utilizzate nel modo più appropriato possibile.Per quanto riguarda l' economia, in essa l'efficienza implica l'utilizzo delle risorse della società nel miglior modo possibile, soddisfacendo i desideri e le esigenze degli individui con i risultati. All'interno di quest'area, l'esperto Simón Andrade, lo definisce come il modo in cui si misura la capacità di agire di un determinato sistema laddove l'utilizzo delle risorse esistenti è ridotto al minimo.
Un errore comune è quello di confondere il significato del termine efficienza con quello di efficacia, quando in realtà i due sono molto diversi.
Mentre l'efficienza implica una relazione positiva tra l'utilizzo delle risorse del progetto ed i risultati raggiunti, l'efficacia si riferisce al livello degli obiettivi raggiunti entro un certo periodo, cioè la capacità di raggiungere ciò che un gruppo si prefigge. Essere efficaci significa semplicemente raggiungere l'obiettivo dichiarato, indipendentemente dal livello di risorse impiegate.
Ciò significa che è possibile essere efficienti senza essere efficaci e viceversa, ma se entrambi i requisiti venissero soddisfatti ci troveremmo di fronte a un progetto ideale: efficiente perché è stato realizzato utilizzando il minimo delle risorse ed efficace perché non è stato esteso nel termine che avevamo proposto..