Dal latino liber , un libro è un insieme di fogli di carta o altro materiale che formano un volume per rilegatura. Un libro di solito ha 50 o più fogli ed è un'opera di carattere letterario, scientifico o altro.
Nella contabilità, i libri sono i documenti in cui vengono registrate le operazioni commerciali o il movimento di denaro di un'organizzazione.
L'aggettivo major, invece, può avere due principali interpretazioni: se usato come comparativo, serve a descrivere un essere vivente o un oggetto, indicando che la sua età, rilevanza o dimensione sono superiori a quelle di un altro soggetto; d'altra parte, se è usato come superlativo, allora indica che il nome che modifica è il più antico, il più rilevante o il più grande fisicamente, tra le altre possibilità, come essere il principale .
Questo ci permette di giungere alla definizione di libro mastro, ovvero il libro in cui il commerciante ha registrato, deve e deve avere e secondo un ordine di date, tutti i conti correnti con persone o oggetti sotto i cui nomi sono aperti.
Il libro mastro presenta una pagina per ogni account. Le pagine sono suddivise in cinque colonne: Data, Concept, Debit, Credit e Balance. Una voce nel libro potrebbe essere la seguente:
CONTO: Banche
DATA: 06/04/2005
CONCEPT: Pagamento della rata 3/5 del prestito per macchinari
DEVE: $ 2.380,50 (duemilatrecentoottanta pesos e cinquanta centesimi)
HANNO: -
SALDO: - $ 6.082,35 (meno seimilaottantadue pesos e trentacinque centesimi)
Questo record è noto come contabilità generale poiché include tutti i movimenti dei conti secondari. Ciascun account, quindi, raggruppa diversi account secondari. Ad esempio: il conto Clienti mostrerà i movimenti di tutti i sottoconti dei clienti, il conto Banche farà lo stesso con gli istituti bancari, ecc.
Le società utilizzano i libri contabili per memorizzare i dettagli di ogni transazione eseguita giornalmente, registrando ogni transazione cronologicamente e designandola come credito o debito, a seconda dei casi. Tutte le transazioni finanziarie passano attraverso la contabilità generale, che viene utilizzata anche per ottenere vari report, come il conto economico, il conto profitti e perdite e lo stato patrimoniale.
Quando si crea un libro mastro, ci sono fondamentalmente due modi possibili: acquistare uno dei numerosi programmi appositamente progettati per questo scopo o sfruttare il nostro programma di fogli di calcolo preferito, come Excel, e farlo a mano.
Passaggi per creare un libro mastro in Excel
Ecco un semplice modello di libro mastro, che possiamo creare a mano in pochi minuti. Una volta aperto Excel, dobbiamo:1) nelle celle A1, B1, C1 e D1, scrivere rispettivamente "Data di inserimento", "Nome conto", "Debito / Credito" e "Importo";
2) inserisci le transazioni finanziarie in questi campi. Prendendo come esempio l'acquisto di forniture per computer, dobbiamo specificare la data, "forniture per computer" come Nome conto , "D" in C2 per indicare che si tratta di un debito e l'importo in D2. Vale la pena ricordare che, sebbene tutti i programmi di fogli di calcolo consentano di ordinare i record in base a vari criteri (ad esempio per data), è consigliabile inserirli direttamente in ordine cronologico, per evitare potenziali confusioni;
3) fare clic su "Inserisci", seguito da "Tabella pivot" (può variare leggermente a seconda della versione di Excel);
4) tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, selezionare tutte le righe che iniziano con la cella B1 e terminano nell'ultima cella della colonna D che abbiamo completato;
5) fare clic su «Avanti», «Nuovo foglio di calcolo» e «Fine»;
6) per completare il campo "Riga", fare clic con il tasto sinistro sul campo "Nome account" e trascinarlo nella casella di testo corrispondente;
7) come al punto precedente, trascina «Debito / Credito» e «Importo» rispettivamente su «Colonna» e «Dati»;
8) nella barra degli strumenti, cliccando su "Tabella dinamica" e "Opzioni tabella";
9) deseleziona la casella "Totale generale delle righe" e fai clic su OK per terminare il processo.